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  北京千人培训中心大型度假酒店(会小二)

北京千人培训中心大型度假酒店(会小二)

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  • 行业:管理培训
  • 地址:北京市大兴区黄村镇芦城芦求路创新路2号
  • 电话:13466604626
  • 传真:01057218872
  • 联系人:韩经理
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会议室预定主要业务:是承接各大企业的工作年会、学术交流会、经销商会、产品推广会、业务洽谈会、培训会、销售奖励等各种会议,为企业提供全程的会议策划和服务。我们面向世界各地承接国内外大中小型会议、文化活动。具体内容包括会议策划、会议接待、会议酒店预订、会议用餐安排、会议期间的会场布置、会议设备租赁、会议礼仪服务、会后活动安排、会后旅游安排、票务预订等等。简而言之,一切与会议相关的事务均交给会议服务公司操作。 联系电话:13466604626 http://hanjunwei.wanye68.com/
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大型会议管理流程

  • 发布时间:2013-12-2

详细信息

大型会议管理流程 北京外研社国际会议中心 电话:86-010-57218872 一、会前二个星期: 1、综合管理部召开内部全体会议,成立基地大型会议筹备小组。 2、会上明确会议目的,确定具体的召开时间与会议举办地点。 3、原则上,基地大型会议筹备小组组长由综合管理部经理担任,分配具体工作。 4、会议筹备小组下设:领导组、秘书组、材料组、宣传组。(附件1:职能图)文秘部落 5、领导组: 制定工作进度表(附件2),由组长统一控制会议筹备进度 6、秘书组: A草拟会议通知,经审批后下发各部、中心.。 B回收会议通知回执,根据各部、中心参会人员名单制作会场座位图。(附件3) 7、材料组: A购置会场需要的会议设备及装饰物品。(如横幅、花卉、音响设备等) B根据秘书组制作的会场座位图,制作与会人员的桌签。 8、宣传组:明确报道主旨,有针对性的进行会议的前期宣传报道。 二、会前一个星期: 1、综合管理部召开筹备小组碰头会,由各组的负责人汇报一周以来的筹备落实情况。 2、领导组: A根据工作进度表的执行情况,对四个组的上周的筹备工作进行审核。 B在本周内确定此次会议的会议议程(如会议主持人选的确定、领导发言提纲的编写等。) C最终确定会议的各类分发材料,将定稿交于秘书组,根据与会人数进行印制。 3、秘书组: A开始着手准备会议材料,进行大规模的印刷装订工作。 B制作会议签到本。(附件4) 4、材料组: A对会场内的音频、视频设备进行系统的调试,力求在会议召开时达到最佳视听效果。 B对会场内座椅的排放、横幅的挂钉、座签及一些装饰物品的摆放进行最后的确认,力求达到舒适美观的效果。 5、宣传组: A继续对本次会议进行跟踪报道 三、会前3天 1、会议筹备小组在组长的带领下,对会议的所有筹备工作进行验收。 2、验收过程中任何一个筹备环节出现了问题,由领导组迅速制定解决方案,其他各小组协力解决,确保会议按时正常的召开。 四、与会当日 1、会议筹备小组全体成员在会前30分钟到会场,对各环节做最后确认,应对可能发生的突发情况。 2、秘书组: A负责会场门前的接待工作。(如签到、分发会议纪念品等) B在会场入座率达80%以上后,由秘书组出面安排与会领导集体入席。 C秘书组直接对与会领导负责,满足领导提出的要求。 3、材料组: A对会中所使用的音频、视频设备进行时时监控。 B对与会人员直接负责,负责为有需要的与会人员提供纸张、铅笔、圆珠笔等会议工具。 C会议结束后的收尾整理会场的工作由材料组负责。 4、宣传组: A负责整场会议的照片拍摄或电视摄像工作。 B会议结束后的三天内,完成本次大型会议的新闻报道的编写、投稿等工作。 五、会议后三天: 在综合管理部内部例会上,对会议的筹备工作进行小结,查找筹备工作中出现的漏洞与不足。 以上由北京外研社国际会议中心韩经理提供 电话:86-010-57218872

 

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